「仕事はできる人はレスが速い」という言葉がどれだけ、ビジネスマンの生産性を落としたか計り知れません。
「仕事はできる人はレスが速い」その前提について、私なりの考察について書きたいと思います。
仕事ができる人とは
私がこの言葉を聞くのは、Youtubeなどのメディアです。
その時によく出る名前が、ホリエモンだったり、秋元康さんです。
大事なのは、その方の職種や働き方です。
私が思うに、「仕事ができる人」成果を出している「実業家」や「経営者」のことを指していると思います。
このような意思決定をすることを仕事としている職種は、その下に実働する組織があり、その人が意思決定しないと仕事を進めれないのです。
よって、意思決定をは早めて指示することが「実業家」や「経営者」の責任なのです。
一つあたりのタスクが短く、時間の自由度の高いことが多いと思います。
一方で、８割の方は、サラリーマンやフリーランスで頭を使い手を動かして実行することが仕事です。
シングルタスクの記事でも説明したように、人は１つのことに対して集中力した状態を保つことで効率よく作業を進めることができます。
別のタスクに切り替える時に、脳に負荷がかかり、頭の中の情報を切り替える際にロスが生まれます。
よって、不意に連絡が来たとして、いちいち反応していると、全く仕事が進みません。
即レスではなく、返信する機会を増やす
ほとんどの場合は、即レスする必要はないと思います。
場合によりけりですが、私は1~2時間で連絡が返って来れば、特に気になりません。
よって、作業時間の合間に連絡を返す時間を意識的に作ればいいのです。
例えば、
作業1時間、休憩10分、返信5分といった感じで決めておき、このサイクルを回せばOKです。
1つあたりのタスクが長い方は、始業前、昼休み前、午後休憩前、修業前などで決めてもいいですね。
どんな内容も見てすぐに返信できる方法を工夫する
メールの内容は、さまざまですが、私はメールを見たら必ず返信するようにしています。
1分で返信が終わる内容であれば、そのまま返信します。
ですが、メールの内容確認に時間がかかる、何か調査や作業してから返信する必要がある場合があります。
その時は、
「本日中に確認して連絡します。」
「今日は時間が取れないので、明日午前中に返します。」
「15時頃確認します。」
と返せばいいのです。
要は、相手に自分がメールを読みボールを受け取ったことを知らせるだけで、一旦はやりとりが成立するのです。
いつ頃返信が来るのかわかれば、相手はその時まで待つだけでよくなります。
まとめ
連絡を返すというタスクをスケジュールに組み込んで、能動的に対処すれば、あなたの集中時間は守られます。これまで捌けなかったタスクも思い通りに完了できるでしょう。
