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仕事が終わらない、浅くしか考えれない、作業効率が悪い、余裕のある時間が欲しい方。このシングルタスクを実行して、強化することで今までになかった成果と時間を手にしましょう。
このシングルタスクは年々重要視されています。
なぜなら、スマホやパソコンなどの通知が鳴り注意を逸らされやすい環境にあるからです。それ以前に仕事の仕方としても、中途半端な状態で、気になるから次のタスクの作業を始めるなど非効率なことをしていませんか？
Youtubeを見ながら作業をしたり、メールチェックと資料作成を頻繁に切り替えながらやっていたり、これらは脳に大変な負担をかけています。
シングルタスクの有効性と実行方法についてご紹介します。
シングルタスクとは
シングルタスクとは、作業が完了するまで（または切りがいいところまで）一つのタスクに集中することです。
これによって、時間当たりの作業効率を最大化し、深い思考を得られます。
なぜシングルタスクを勧めるのか
作業を始める時に、状況把握→アウトプットを行います。
シングルタスクの場合は、タスクが完了するまでに、この状況把握の工程が、1回で済みます。
しかし、マルチタスクの場合は、状況把握→アウトプット→切り替え→状況把握→アウトプットを早く回しているだけです。
擬似的に同時進行に見せているだけであって、「切り替え→状況把握→」のロスを何回も繰り返しています。
その分時間がかかっているわけです。
シングルタスクの実行とマルチタスクの撃退の具体的なアクション
環境を整える
作業環境を整えましょう。
周りの雑音、温度調整、デスクの整理整頓など、五感の刺激が少ない環境を作ります。
特に最初にやってもらいたいのは、パソコンやスマホの通知のオフです。
頻繁になるパソコンやスマホの通知を切ってしまえば、注意を逸らされることがなくなります。
具体的な設定方法はこちらです。
iPhoneやMacもコントロールセンターから簡単に切り替えできますし、意外と細かい設定もできます。
私は、以下のような設定をよく使います。
・1時間おやすみモード
・常に通知をしない
・2回以上の着信は通知する
今やることと先にやることを分ける
決まった時間に100%集中するためにはコツがあります。別のタスクの考え事をなくすことです。つまり、スケジュールが明確に決まっていれば、その時間は別のタスクを気にする必要がないのです。
きっちり完了した状態にするには、どうしたらいいかを説明します。
「完了」とは言ってもタスクを完全に完了させる必要はありません。
今やるべきかどうかを判断できていればいいのです。
そのために、タスクの期日といつやるのかを決めておきましょう。
たとえば、
「15時までは、資料しかやらない！メールチェックは15時から15分ほどでまとめてチェックしよう。」
と言った感じです。
何時から何時まで、どのタスクに集中するのかを決めておけば、注意はそれないでしょう。
日記や日報をつけて、作業時間といつやるかを決めておく
1日の終わりに、日報や日記をつけることをお勧めします。その日の作業を俯瞰的に分析し自分が大体どのくらいの作業ができるのかなど反省・改善の手助けとなります。
無理なスケジュールを立てて計画倒れはNG
やることをただ書き出していくと山のようなタスクになります。作業は自分の想定の2倍くらい時間がかかると想定して、予定を入れてください。
計画倒れする方の傾向としては、無理な量のタスクを詰め込んで、スケジュールが崩壊するパターンです。どんどん処理したい気持ちもわかりますが、勇気を持って余裕のあるスケジュールを心がけましょう。
1日に空白の時間を作ることをお勧めします。これを設けることで、もしスケジュールが押したとしてもその日中に処理することができ、明日からはまたリセットした状態で通常運転できます。
強制的に一つのことしかできない状況に身を置く
日頃からマルチタスクをやっていると、自力でシングルタスクを行うことが難しい場合があります。そこでおすすめなのが、「習い事」です。
習い事は、1時間のレッスン時間が決まっており、コーチにも見張られているので、その時間は習い事に100%コミットするしかありません。
まとめ
私もシングルタスクを実行してから、作業の完了が早くなったのを実感しています。また、スケジュールにも余裕ができました。これまでは、大した予定もなかったのに、「あまり進んでないな、、、」とか、日報を書きながら時間を計算して、「何に時間を使っていたんだろう、、、」というのも無くなりました。
また、人と話している時もそうです。
スマホを触りながら話していたり、話を聞きながら頭では別のことを考えていたりと、意外と話を聞いていないことに気づきました。
人と話すときは、スマホやパソコンは触らないと決めています。その中でもメモや議事録をとったりするときは、「ちょっとメモしますね」と断りを入れるようにしています。
これでなんとなく関係も良くなっている気がします（笑）
